Aviso de Prácticas de Privacidad

Fecha de Vigencia: 1 de enero de 2026

Este aviso combina los requisitos de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) y las protecciones de privacidad bajo el 42 CFR parte 2. Por favor, revísalo cuidadosamente.

También describe:

  • Cómo se puede usar y compartir la información de salud sobre usted
  • Sus derechos con respecto a su información de salud
  • Cómo presentar una queja sobre una violación de la privacidad o la seguridad de su información de salud, o de sus derechos con respecto a su información.

**USTED TIENE DERECHO A UNA COPIA DE ESTE AVISO (EN FORMATO PAPEL O ELECTRÓNICO) Y A DISCUTIRLO CON EL OFICIAL DE PRIVACIDAD DE HIPAA SI TIENE ALGUNA PREGUNTA**

Comprender Tu Historial/Información De Salud

Cada vez que visitas a un médico, doctor u otro proveedor de salud, se registra tu visita. Este registro contiene sus síntomas, diagnósticos, atención y plan de cuidado. Esta información, a menudo conocida como su historial médico o registro electrónico de salud (EHR), sirve como base para planificar su atención, comunicarse entre profesionales, documentar los servicios, facturar y mejorar la calidad de la atención brindada.

La ley federal bajo 42 CFR Parte 2 proporciona una protección adicional de la privacidad para los registros de tratamiento de trastornos por uso de sustancias (SUD), con la actualización de 2024 alineando estas protecciones más estrechamente con las normas de HIPAA. Esta ley requiere que las organizaciones de atención médica mantengan sus registros de SUD privados, le proporcionen este aviso, le notifiquen si los registros se exponen accidentalmente y solo compartan su información con su consentimiento por escrito o cuando la ley lo permita específicamente.

I. Usos y Divulgaciones

a. Usos y Divulgaciones Sin Su Consentimiento Por Escrito

Para el tratamiento de uso de sustancias, no podemos compartir información sin su permiso por escrito, except:

  • Emergencia médica: El personal médico necesita información para ayudarte, y no podemos obtener tu permiso primero
  • Alertas de seguridad de la FDA: Para advertirle a usted o a su médico sobre productos
    peligrosos
  • Investigación: Para estudios científicos (solo con su permiso o aprobación especial que
    proteja su privacidad)
  • Orden judicial: Un juez nos ordena compartir información

Para HIPAA, los proveedores médicos pueden compartir su información de salud sin obtener primero su permiso en estas situaciones:

  • Para Su Atención y Facturación: Sus proveedores pueden compartir información con otros proveedores que lo estén tratando. También pueden enviar información a su compañía de seguros para recibir el pago y usar sus registros para asegurarse de que brindan una buena atención y capacitan a su personal.
  • Cuando la Ley Lo Dice: Los proveedores deben compartir información cuando un juez lo ordena, cuando la policía tiene una orden judicial o cuando otras leyes lo requieren.
  • Para Mantener a Las Personas Seguras y Saludables: Su información puede ser compartida para detener la propagación de enfermedades, para informar si alguien está siendo abusado o descuidado, para comunicar a los departamentos de salud sobre enfermedades graves, o para prevenir que alguien resulte gravemente herido o muerto. Alguien ha sido amenazado con daño físico.
  • Para casos de policía y tribunal: se puede proporcionar información al recibir la orden de un juez, si ocurre un delito en la instalación, en emergencias, para ayudar a encontrar personas desaparecidas o víctimas de delitos, o cuando alguien muere y necesita ser identificado.
  • Investigación o auditorías: Para estudios de investigación o revisiones de programas (por personas calificadas)
  • Organización asociada – A organizaciones con las que trabajamos mediante acuerdos oficiales
  • Por Otros Motivos Especiales – Astra Mental Health and Recovery puede usar su información para solicitar donaciones (pero usted puede decir que no), realizar investigaciones médicas que hayan sido aprobadas, o informar a su familia sobre su estado en caso de emergencia. Si se lastima en el trabajo, sus registros pueden ser enviados a la compensación laboral para que pueda recibir ayuda para pagar sus facturas médicas. Si está en la cárcel o prisión, la cárcel o prisión puede obtener su información de salud para cuidarlo mientras esté allí. Si está en el ejército, sus comandantes pueden necesitar ver sus registros de salud. A solicitud de un forense o examinadores médicos, actividades de seguridad nacional o inteligencia, servicios de protección para el presidente, si es un recluso bajo custodia, cuando se requiera para servicios de intérpretes, para programas de asistencia con medicamentos.
  • Al compartir tu información, los proveedores de salud solo comparten lo que es necesario para ese propósito específico. También tienes el derecho de solicitar una lista de con quién compartieron tu información.
b. Usos y Divulgaciones Que Requieren Su Consentimiento Por Escrito

Ejemplos de usos y revelaciones que requieren consentimiento por escrito según 42 CFR Parte 2:

i. Para el Tratamiento, el Pago y las Operaciones de Atención Médica: Los registros que se divulgan a un programa de la Parte 2, a una entidad cubierta o a un asociado comercial de conformidad con el consentimiento por escrito del paciente para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica pueden ser divulgados posteriormente por dicho programa de la Parte 2, entidad cubierta o asociado comercial, sin el consentimiento por escrito del paciente, en la medida en que las regulaciones HIPAA permitan dicha divulgación.

Los ejemplos incluyen:

  • Compartir información entre los proveedores involucrados en su atención
  • Presentación de reclamaciones para fines de facturación
  • Actividades de mejora de la calidad
  • Capacitación del personal
  • Cumpliendo con los requisitos normativos

ii. Para Recaudar Fondos: Astra Mental Health and Recovery puede usar o divulgar los registros para
recaudar fondos en beneficio del programa Parte 2 solo si al paciente se le brinda primero una
oportunidad clara y conspicua de optar por no recibir comunicaciones de recaudación de fondos.

iii. Para Investigación: cuando sea aprobado por un comité de revisión

iv. Para Recordatorios de Citas: Para recordarte sobre citas u opciones de tratamiento

v. A los Miembros de la Familia o Representantes Personales: Para notificar a un familiar o
representante personal sobre su estado general

vi. Notas de Consejería sobre Trastornos por Uso de Sustancias (SUD): Sus registros de SUD pueden compartirse con su consentimiento por escrito para fines como tratamiento y coordinación de cuidados, facturación y reclamaciones de seguros, y operaciones de atención médica. Sin embargo, las notas de consejería de SUD requieren un consentimiento separado incluso más allá de su autorización general.

c. Consentimiento Único para Divulgaciones Futuras

Un paciente puede otorgar un único consentimiento para todos los usos o divulgaciones futuros con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica.

d. Limitación en los Usos y Divulgaciones

Astra Mental Health and Recovery solo utilizará y divulgará su información protegida como se describe en este aviso, o con su consentimiento por escrito. No podemos recibir directa o indirectamente dinero a cambio de su información de salud protegida (PHI) a menos que usted lo autorice específicamente.

e. Revocación del Consentimiento

Puede revocar su consentimiento en cualquier momento, excepto en la medida en que Astra Mental Health and Recovery haya actuado confiando en él. Puede revocar el consentimiento presentando una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad de HIPAA en la información de contacto que se indica a continuación o puede solicitar una adaptación razonable para un proceso alternativo de revocación.

f. Mandatos del Sistema Legal Penal

Si se le obligó a recibir tratamiento a través del sistema legal penal (incluidos los tribunales de drogas, la libertad condicional o la libertad bajo vigilancia) y usted firma un consentimiento que autoriza la divulgación a elementos del sistema legal penal, como el tribunal, los oficiales de libertad condicional, los oficiales de libertad bajo vigilancia, los fiscales u otras autoridades policiales, su derecho a revocar el consentimiento puede ser más limitado y debería explicarse claramente en el consentimiento que firme.

g. Protecciones Legales

Los registros, o testimonios que transmitan el contenido de dichos registros, no podrán ser utilizados ni divulgados en ningún procedimiento civil, administrativo, penal o legislativo en su contra, salvo que se basen en su consentimiento específico por escrito o en una orden judicial. Los registros solo podrán ser utilizados o divulgados con base en una orden judicial después de que se le haya notificado y se le haya dado la oportunidad de ser escuchado a usted (el paciente) y/o al titular del registro, cuando lo exijan el 42 USC § 290dd-2 y el 42 CFR Parte 2. Una orden judicial que autorice el uso o la divulgación debe estar acompañada de una citación u otro mandato legal similar que exija la divulgación antes de que el registro sea utilizado o divulgado.

Todas las divulgaciones realizadas con su consentimiento deben incluir un aviso que indique que no se permite la nueva divulgación a menos que la ley lo autorice.

II. Tus Derechos

a. Derecho a Solicitar Restricciones

Tiene derecho a solicitar restricciones en las divulgaciones, con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, incluso cuando previamente haya dado su consentimiento por escrito. Comuníquese con el Oficial de Privacidad de HIPAA para obtener más información..

b. Derecho a Restringir Divulgaciones a Planes de Salud

Tiene derecho a solicitar y obtener restricciones en las divulgaciones a su plan de salud para los servicios por los cuales ha pagado en su totalidad. Póngase en contacto con el Oficial de Privacidad de HIPAA para obtener más información.

c. Derecho a un Registro de Divulgaciones

Usted tiene derecho a un informe sobre las divulgaciones de registros electrónicos bajo esta sección de los últimos tres años.

Usted tiene derecho a un registro de las divulgaciones realizadas por Astra Mental Health and Recovery durante los tres años anteriores, incluyendo información sobre quién recibió sus registros protegidos, la fecha de la divulgación y una breve descripción de la información que se divulgó. Puede enviar su solicitud al Oficial de Privacidad de HIPAA.

d. Derecho a Obtener una Copia de Este Aviso

Tiene derecho a obtener una copia de este aviso de Astra Mental Health and Recovery a petición.

e. Derecho a Discutir Este Aviso

Tiene derecho a discutir este aviso con la persona de contacto o la oficina designada al final de este
aviso.

f. Derecho a Elegir No Recibir Comunicaciones de Recaudación de Fondos

Tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones de Astra Health Mental and Recovery para
recaudar fondos en su propio nombre.

g. Derecho a Inspeccionar y Copiar Sus Registros

You have the right to inspect and copy your health records. Contact the HIPAA Privacy Officer for
additional information.

h. Derecho a Solicitar Enmiendas

Tiene derecho a solicitar correcciones si cree que la información es inexacta o incompleta. Comuníquese con el Oficial de Privacidad de HIPAA para obtener información adicional.

i. Derecho a Solicitar Comunicaciones Alternativas

Tiene derecho a solicitar comunicaciones alternativas. Póngase en contacto con el Oficial de Privacidad de HIPAA para obtener información adicional.

j. Sistemas de Tecnología de Información en Salud Electrónica (HIT)

Astra Mental Health and Recovery participa en sistemas seguros de tecnología de la información de salud electrónica (HIT). Puede optar por permitir o limitar el acceso a su información a través de estos sistemas. Visite http://www.KanHIT.org si desea restringir el acceso y enviar la información requerida. Para obtener más información, comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad.

III. Funciones de Astra Mental Health and Recovery

a. Obligaciones de Privacidad y Seguridad

Astra Salud Mental y Recuperación está legalmente obligada a mantener la privacidad de los registros, a proporcionar a los pacientes un aviso sobre sus deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a los registros, y a notificar a los pacientes afectados tras una violación de registros no seguros.

b. Cumplimiento de los Términos de Aviso

Astra Mental Health and Recovery se requiere cumplir con los términos del aviso actualmente
vigente.

c. Derecho a Modificar los Términos

Astra Mental Health and Recovery se reserva el derecho de cambiar los términos de su aviso y de hacer que las nuevas disposiciones del aviso sean efectivas para los registros que mantiene.

d. Capacitación y Aplicación para el Personal

Debemos capacitar a nuestro personal sobre la privacidad, disciplinar a quienes violen las normas de privacidad y cumplir con todas las regulaciones de privacidad aplicables.

 

IV. Aviso de Incumplimiento

Si hay una violación (uso o divulgación no autorizada) de sus registros de SUD no asegurados, le proporcionaremos un aviso y cumpliremos con la Norma de Notificación de Violaciones de HIPAA aplicada a los registros de la Parte 2.

 

V. Quejas

a. Derecho a Presentar una Queja

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, tiene derecho a presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. y Astra Mental Health and Recovery. Puede hacerlo contactando:

HHS Office for Civil Rights: https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/index.html

Un paciente no está obligado a informar sobre una supuesta violación ni al Secretario ni al programa
de la parte 2, pero puede informar a uno, a ambos.

b. Presentar una queja ante Astra Mental Health and Recovery

Para presentar una queja ante Astra Mental Health and Recovery, contacte con el siguiente:

Mary Rudy, HIPAA Privacy Officer
Address: 330 SW Oakley, Topeka, KS 66606
Phone: 785-233-1730 ext 3104
Email: rudy.mary@astraks.org

c. Sin Represalias

Astra Mental Health and Recovery no tomará represalias contra usted por presentar una queja.